智能(néng)會務(wù)管理(lǐ)系統概述

信息化時代的今天，企業經營和管理(lǐ)趨于信息化和網絡化，加上國(guó)内國(guó)際企業的快速發展、集團化的步伐加快，預示着傳統的會議室預定管理(lǐ)需要改變。華威信息會議室預定系統可(kě)以幫助企業規範化電(diàn)子化管理(lǐ)會議室資源，提高了會議室的使用(yòng)率，節省會議組織者的時間，使企業的管理(lǐ)水平上一個台階。

簡要功能(néng)概述：

1) 網上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地都可(kě)輕松實現。

2) 自動通知：在線(xiàn)預定或取消，通過郵件或内部系統自動通知相關人員。

3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預定時段一目了然，對會議室資源了如指掌，遠(yuǎn)離沖突。

4) 智能(néng)的系統接口：可(kě)與客戶現有(yǒu)的辦(bàn)公(gōng)管理(lǐ)系統、門禁系統或其它信息系統進行無縫地結合，使企業的

   信息資源得到統一、充分(fēn)的共享與使用(yòng)。

5) 獨立發布各類信息：每個會議室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會議室會議信息，更可(kě)獨立、自由發布

   企業其他(tā)資訊，支持文(wén)字、圖片和視頻等各種文(wén)本格式。

6) 會務(wù)服務(wù)管理(lǐ)：支持會前設備、服務(wù)預定以及會議進程中(zhōng)的服務(wù)呼叫等個性功能(néng)。

 2、預訂系統

會議室預訂系統采用(yòng)B/S架構，通過浏覽器進行操作(zuò)；會議室預訂系統即可(kě)以是一個獨立運行的管理(lǐ)系統，又(yòu)可(kě)以嵌入到公(gōng)司原有(yǒu)的OA系統中(zhōng)作(zuò)為(wèi)一個模塊。

實現的功能(néng)為(wèi):維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和會議室使用(yòng)情況統計。

1）會議室預訂申請

首先，在申請預訂會議室時，可(kě)以通過多(duō)種組合條件（如會議室大小(xiǎo)、所在位置、會議室資源等）篩選來精(jīng)确定位目标會議室并查看會議室的預定情況。系統采用(yòng)表格和色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可(kě)查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預訂色塊，可(kě)直接進入該時段的申請預訂頁(yè)面。可(kě)查詢本人的申請曆史信息，包括申請的狀态、流程等對自己提交的申請，可(kě)進行撤銷、修改操作(zuò)。會議室預訂既支持某個時間點的預訂，又(yòu)支持将一段時期内所有(yǒu)某個特定時間點的都預訂。

2）會議室審批

本系統如果集成在當前的協同辦(bàn)公(gōng)系統中(zhōng)，具(jù)體(tǐ)方式與目前的協同審批完全相同；如果是獨立于協同辦(bàn)公(gōng)系統的，則支持二級審批。預訂申請提交後，系統将自動匹配該會議室所對應的審批級别并建立申請流程，流程審批完成後，系統将認定該申請已成功。

會議管理(lǐ)員可(kě)以查看到會議室預訂申請待審核列表，可(kě)修改該會議申請裏的内容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發布會議”，發布後該會議進入已審核狀态，

如下圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資源和會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席會議的外部單位/人員。 會議資源可(kě)以在預訂會議室時進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用(yòng)戶預訂的會議提交後，系統可(kě)根據會議類型自動發起相應。

4）會議郵件通知

如果系統為(wèi)獨立運行的方式，系統會集成Outlook的郵件功能(néng)，采用(yòng)郵件通知（預定、修改、取消的系統動作(zuò)都将以郵件的方式通知相關人員）。

如果系統集成在協同辦(bàn)公(gōng)系統中(zhōng)，将采用(yòng)信息通知的方式。系統根據會議開始時間和設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員。

5）會議服務(wù)呼叫

為(wèi)了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，系統可(kě)以采集和顯示當前會議狀态，并可(kě)以開放相關功能(néng)模塊給後勤服務(wù)人員，使服務(wù)人員能(néng)及時響應會議的各種服務(wù)性需求。目前可(kě)以提供的會議狀态有(yǒu)：安(ān)靜、茶水服務(wù)、設備服務(wù)、清掃中(zhōng)。

6）查看和處理(lǐ)會議相關事項

會議室申請預訂時可(kě)以指定會議記錄人作(zuò)會議紀要并發送給所有(yǒu)與會人員，可(kě)以與門禁系統相連使系統自動記錄和顯示會議簽到情況。

7）會議室使用(yòng)情況統計

可(kě)統計個人的申請曆史信息，可(kě)統計各種會議資源的使用(yòng)情況和各種會議類型的分(fēn)布情況。可(kě)以根據客戶實際需求定制各種相關統計報表。

3、顯示系統

會議室顯示系統，作(zuò)為(wèi)公(gōng)司直接面向員工(gōng)和客戶的一面窗口，基本功能(néng)包括顯示、通知、監控等，具(jù)有(yǒu)向員工(gōng)和外界發布信息，引導與會人員準時參與會議，通知服務(wù)人員及時響應會議服務(wù)需求等基本功能(néng)。除此之外，顯示系統還具(jù)備控制多(duō)塊顯示屏分(fēn)屏顯示和合并顯示等高級功能(néng)。

該子系統主要由模闆設計器、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分(fēn)組成。 

 模闆設計器 

一個“所見即所得”的可(kě)視化模闆設計界面，能(néng)夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模闆設計器可(kě)以定制各種信息顯示模闆。

 信息發布引擎

作(zuò)為(wèi)整個信息顯示系統的核心，負責完成數據庫存取、顯示内容自動打包、數據庫信息後台維護、響應客戶端讀取請求等主要功能(néng)。

 顯示客戶端 

主要包括雲端計算機及液晶屏兩大部分(fēn)，為(wèi)了顯示需要，雲終端在較高的位置上安(ān)裝(zhuāng)。顯示客戶端具(jù)有(yǒu)安(ān)全性高、能(néng)耗低、維護簡單、高可(kě)管理(lǐ)性、綜合運營成本低等多(duō)種優點。

1）會議室信息顯示

每個會議門前的液晶屏顯示當天會議室的預訂情況；提示當前時間及會議室狀态；若當前會議室正在使用(yòng)，提示會議結束時間。無會議召開時，可(kě)播放企業圖片或視頻文(wén)件。

2）會議信息采集

該模塊主要是在會議室内提供多(duō)個開關，會議人員可(kě)根據需要改變開關狀态，例如：按下送水開關，要求會務(wù)人員送水；開關數量和含義可(kě)自定義；開關的狀态可(kě)與會議室控制系統關聯，例如：按下會議開始開關，表示會議已開始，在顯示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他(tā)人員不得喧嘩。

3）可(kě)定制各種顯示信息

系統具(jù)有(yǒu)一個“所見即所得”的可(kě)視化模闆設計界面，能(néng)夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模闆設計器可(kě)以定制會議預訂、企業文(wén)化、活動、宣傳等各種的信息顯示模闆，從而提高顯示系統的使用(yòng)效率。

4）可(kě)支持多(duō)種格式内容

用(yòng)戶可(kě)以根據實際情況在顯示屏中(zhōng)獨立播放多(duō)種格式内容，實現了格式和内容多(duō)樣化，如圖像、文(wén)本、PPT、Flash、MPEG視頻等多(duō)種媒體(tǐ)形式，從而大大豐富了顯示内容和效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會議室管理(lǐ)

利用(yòng)先進的網絡技(jì )術和管理(lǐ)理(lǐ)念為(wèi)企業搭建一個規範的信息系統，将企業寶貴的會議室資源統一管理(lǐ)協調，提升企業管理(lǐ)效率與整體(tǐ)形象。

2）多(duō)模塊按需選擇

系統集成了多(duō)種第三方技(jì )術模塊，客戶可(kě)以根據自己的實際需求自主選擇是否采用(yòng)這些模塊，可(kě)以減少不必要的開支節約成本，做到按需支付。

3）多(duō)系統無縫集成

可(kě)與企業現有(yǒu)的協同辦(bàn)公(gōng)系統和門禁系統等多(duō)種業務(wù)系統建立接口，實現無縫連接，保證各種現有(yǒu)業務(wù)系統良好運行和協同工(gōng)作(zuò)。

4）靈活性和人性化

顯示系統為(wèi)快速适應發布信息的内容變化、數據變化、格式變化提供了有(yǒu)力保障。最終為(wèi)客戶提供靈活、多(duō)樣、及時、準确的信息發布及人性化的信息服務(wù)，支持業務(wù)的随需應變、“零編程”的維護能(néng)力、

動态可(kě)伸縮的系統處理(lǐ)能(néng)力。

5）更安(ān)全和更穩定

真正做到集中(zhōng)管理(lǐ)，使管理(lǐ)員的管理(lǐ)對象由包括所有(yǒu)客戶端設備的整個系統，集中(zhōng)到服務(wù)器一個點，軟硬件升級、殺毒、應用(yòng)軟件安(ān)裝(zhuāng)、用(yòng)戶帳戶管理(lǐ)等等，幾乎所有(yǒu)的工(gōng)作(zuò)都在服務(wù)器上進行，管理(lǐ)員隻要維護好服務(wù)器即可(kě)，大大減輕維護工(gōng)作(zuò)量。還可(kě)以利用(yòng)服務(wù)器完善的備份和容錯機制,更可(kě)确保系統和數據的快速恢複。

6）低成本和高環保

顯示系統采用(yòng)雲終端實現一台主服務(wù)器讓幾十個顯示器能(néng)獨立、同時操作(zuò)和使用(yòng)，節省了80%的軟、硬件費用(yòng)。低硬件升級成本，雲終端無需升級，隻對服務(wù)器進行升級即可(kě)提高整個系統性能(néng)。低維護成本，整個系統實現服務(wù)器單點管理(lǐ)，顯示客戶端零維護。低運營成本，每台雲終端的功耗隻是PC的5%，耗電(diàn)極低。

7）可(kě)定制開發個性功能(néng)

本公(gōng)司擁有(yǒu)強大的技(jì )術實力，以及多(duō)年大中(zhōng)型企業業務(wù)系統的開發和實施經驗，因此可(kě)為(wèi)客戶根據企業實際情況量身定制開發各種業務(wù)需求。